A responsabilidade primária pela emissão do Perfil Profissiográfico Previdenciário recai sobre a empresa empregadora ou seu preposto. Embora a elaboração técnica do documento, especialmente no que tange aos registros ambientais, seja frequentemente conduzida por engenheiros de segurança do trabalho ou médicos do trabalho – profissionais habilitados para tal –, a validação final do PPP, por meio da assinatura, compete ao representante legal da empresa. Esta assinatura confere autenticidade ao documento e atesta a responsabilidade da empresa pelas informações nele contidas.
A obrigatoriedade de emissão do PPP se estende a todas as empresas que mantêm empregados regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), independentemente do porte ou do ramo de atividade, incluindo Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). O documento deve ser fornecido ao trabalhador por ocasião da rescisão do contrato de trabalho, quando solicitado para fins de requerimento de benefícios previdenciários, ou para simples conferência, mediante recibo.
A atualização do PPP é um dever contínuo da empresa e deve ocorrer sempre que houver modificações significativas no ambiente de trabalho, nas atividades desenvolvidas pelo trabalhador, ou na tecnologia de proteção que impliquem alteração na exposição a agentes nocivos. Como o LTCAT é a base para o PPP, ele também deve ser revisado e atualizado nessas circunstâncias, garantindo que o PPP reflita as condições laborais vigentes. A legislação prevê que o PPP deve ser mantido atualizado anualmente ou sempre que ocorrerem as mudanças mencionadas.
A guarda do PPP e dos documentos que o fundamentam, como o LTCAT e outros laudos ambientais, é também responsabilidade da empresa. Esses registros devem ser arquivados e disponibilizados à fiscalização previdenciária e aos trabalhadores quando solicitado.
A definição legal da responsabilidade da empresa pela emissão e pelo conteúdo do PPP é um ponto de vulnerabilidade no sistema. Existe um potencial conflito de interesses, pois a empresa, ao mesmo tempo em que é obrigada a registrar fielmente as condições de trabalho, pode ter incentivos para minimizar a descrição dos riscos. O reconhecimento formal da exposição a agentes nocivos pode acarretar custos adicionais, como o pagamento de adicionais de insalubridade ou periculosidade, investimentos em medidas de segurança e saúde do trabalho, e a constituição de passivos trabalhistas e previdenciários. Essa tensão intrínseca pode, em alguns casos, levar a um preenchimento do PPP que não espelhe integralmente a realidade laboral, prejudicando o direito do trabalhador a um documento fidedigno. Tal cenário sublinha a importância crucial dos mecanismos de validação e contestação do PPP, assegurando que o trabalhador possa questionar e buscar a correção de informações imprecisas ou omissas.